Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать архив организации: пошаговый алгоритм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Правила издания «Положения об архиве»
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
- указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
- приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
- перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
- вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
- указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Архивирование документов в крупных и средних организациях
Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:
- передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
- если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
- передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
- в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.
Бухгалтерские документы
Бухгалтерские документы должны быть подшиты бухгалтерами. Вся работа сводится к тому, чтобы не потерять и не выбросить документ до истечения срока его хранения и, при необходимости, быстро найти нужную карточку. Для этого проводится сортировка, формирование дел в папках, зашивка, а также составляется опись для передачи на хранение. Номенклатура дела помогает организовать регистрацию. Указывается перечень наименований документов, дел или папок, сроки их сохранения.
Номенклатура позволит не только сохранить карточки на определенный срок, но и быстро найти нужные. По мере появления новых дел следует интегрировать номенклатуру падежей. На самих бухгалтеров возлагается подача документов в бухгалтерию. Эту работу можно доверить профессиональным специалистам. Тенденция в малом бизнесе заключается в передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг. Специалисты возьмут ваш учет и отчетность на любом этапе, после проведения аудита. Бухгалтерский учет и подготовка досье будут осуществляться квалифицированными бухгалтерами, финансовая ответственность которых обеспечена. Это значит, что в случае ошибки штрафы будете платить не вы, а аутсорсер.
Когда приходится привлекать внешних специалистов
Привлечение сторонних организаций, осуществляющих платное архивирование, целесообразно в нескольких случаях:
- объем документации для архивирования высок, сделать это силами сотрудников компании без ущерба для производственных и управленческих процессов невозможно;
- в организации создается электронный архив, помимо большого объема работы, проблемой может стать потеря времени на разработку сотрудниками нового программного обеспечения;
- документы передаются извне, например, на хранение в государственный архив, и требуется более высокий уровень квалификации специалистов.
Нюансы работы с запросами
Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.
Инструкция по архивированию документации
Процесс, на основании которого составляются и передаются на хранение дела, делится на этапы:
- составляется график работниками архива, в котором указывается, в какие сроки должны передаваться дела на хранение;
- данный график согласуется с руководством компании;
- на основании имеющихся сроков, дела, подготовленные по установленной в компании номенклатуре, передаются ответственным лицам на хранение, для чего осуществляется опись документации;
- сотрудники архива проверяют, правильно ли оформляются дела, после чего сверяются бумаги с описью;
- если отсутствуют нарушения, то дела сшиваются;
- при возникновении необходимости документы копируются или сканируются;
- подписывается опись обоими участниками процесса.
Сдавать в архив требуется только бумаги, которые необходимо хранить не меньше 10 лет.
Правила архивирования
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
- документация передается в архив только по описи;
- если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
- каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
- если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Порядок архивирования
В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.
Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.
Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.
Нормативные документы
Законодательство в сфере архивного делопроизводства содержит множество методических рекомендаций и нормативных правовых актов. Это сложный, но логически верный регулирующий механизм.
Основной опорой в регулировании отношений является закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На его базе были приняты законы на уровне субъектов РФ о правилах работы с документацией, перечнях бумаг со сроками хранения. Также сюда входят и другие нормативные документы по архивному делопроизводству, согласованные с архивными подразделениями.
Данные законы и правовые нормы помогают осуществить юридическое регулирование. Обязательны для любых организаций и учреждений всех форм собственности.
ГОСТ об архивном деле и делопроизводстве распространяется на документацию государственной, муниципальной и частной форм собственности. Им определены основные виды документации, которая передается на государственное хранение и включается в Архивный фонд РФ. Включение документов, которые находятся в частной собственности, происходит в установленном законом порядке.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Зачем нужна архивация документов в офисе
Вы сидите за своим столом, когда вдруг от вашего босса неожиданно приходит электронное письмо. Они запрашивают последнюю версию критического политического документа, в котором она срочно нуждается для встречи. Никакого пота, вы легко найдете его на диске для обмена документами вашей компании. Вы начинаете с поиска вероятных мест, начиная с папки вашего отдела, в которой, как вы думаете, она должна быть — не повезло. Нет проблем, вы просто воспользуетесь окном поиска, чтобы найти документ, введя предсказуемый заголовок. Для вашего поиска существует множество совпадений документов, но вы знаете, что ни один из них не является искомым документом. Наступает паника, и теперь ваш начальник звонит на ваш настольный телефон, так как она опаздывает на встречу.
Мы все были там, настолько интуитивно, как мы думаем, мы организовали «общие» сетевые папки нашей компании, документы теряются, и возникает разочарование. Если вы пренебрегаете архивированием или удалением устаревшей версии документов, изображений, файлов, активов и т. д. или сотрудников, управляющих запутанной схемой именования структуры папок — дело в том, что этот архаичный способ организации документов и активов и управления ими не работает для вашей компании и стоит вам.
К счастью, есть более простой способ. Управление документами — это способ, которым организации могут хранить и отслеживать все свои документы в одном централизованном месте, используя свою интрасеть или другое программное обеспечение для управления цифровыми активами.
Управление документами имеет много преимуществ, которые максимизируют производительность организации и экономию времени. Вот пять причин, по которым вашей организации нужна система управления документами:
- Расширение сотрудничества и коммуникации
Наличие системы управления документами способствует более быстрому и простому сотрудничеству между сотрудниками, особенно в разных географических точках. Имея возможность быстрого доступа к документам и обмена ими через рабочее пространство в Интернете, например, интрасеть, это позволяет пользователям без проблем работать вместе в одном проекте. Благодаря другим функциям совместной работы, включенным в ваше программное обеспечение для внутренней сети, эти документы можно сохранять и распространять среди сотрудников по всей организации.
- Надежный контроль версий документов
Для крупных организаций поддержание обновленных документов и поддержание актуальности информации часто может быть проблемой. Наши клиенты часто сталкивались с этой проблемой, прежде чем перейти на систему управления документами. Имея программное обеспечение для управления документами, легче отслеживать документы и обновлять их. Пользователи могут просто загрузить документ, а затем управлять обновлениями и версиями в Интернете через свою интрасеть. Наша функция управления документами включает в себя функцию автоматического архивирования и очистки для лучшей организации и ведения документов.
- Увеличить экономию времени
Вы когда-нибудь слышали поговорку «время — деньги»? Если мы вернемся к нашему сценарию, приведенному выше, то чтобы найти конкретный документ потребовалось так много времени, что начальник опоздал на ее встречу. Это обходится организации в человеко-часах и потенциально дорогостоящих ошибках без предоставления менеджерам наилучшей доступной информации для принятия правильных решений. Благодаря тому, что все эти документы организованы и хранятся в корпоративной сети вашей компании, вы сможете легко и быстро найти нужную информацию. С помощью нескольких щелчков мыши, документ можно найти и использовать соответствующим образом. Вы можете включить быстрые ссылки на популярные или важные документы на своей домашней странице в интрасети, чтобы сделать поиск еще быстрее.
- Облегчает доступ
Поскольку все больше и больше людей работают из дома или едут на работу, крайне важно, чтобы они имели доступ к конкретным документам или правилам, когда их нет в офисе. Хотя некоторые могут утверждать, что это легко сделать с помощью бумажных документов, все же есть вероятность, что в середине полета вы поймете, что что-то забыли в офисе. Наличие этих документов в сети и доступ из любой точки мира более эффективно и может сэкономить много времени и стресса. С нашим приложением Mobile Intranet мы делаем вашу интрасеть доступной с вашего мобильного устройства, что делает получение определенного документа еще проще, особенно когда вы находитесь в пути.
- Увеличить производительность
Загрузка, редактирование, отслеживание и обмен документами занимает половину времени с системой управления документами . Благодаря этому это позволяет сотрудникам быть более продуктивными и в конечном итоге более эффективными. Время, потраченное на поиск документов в нескольких разных шкафах, теперь можно использовать для выполнения большей работы. Интернет позволяет компании хранить все свои документы и данные в цифровом виде в одном организованном месте. Это можно получить в интрасети с любого компьютера или мобильного устройства с разрешения.
- Держите всех в курсе