Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.
Что писать в сопроводительном письме к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме на бланке компании. Оно должно включать в себя:
- название и реквизиты компании-отправителя;
- наименование компании-адресата и ФИО ее руководителя;
- номер письма в журнале регистрации исходящей корреспонденции;
- дату составления;
- заголовок — например, «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению»;
- обращение — например, «Уважаемый Александр Иванович!»
- основной текст — краткая информация о деятельности компании, продукции, услугах, преимуществах сотрудничества с ней;
- заключение — подпись руководителя компании или должность, ФИО и контакты ответственного лица.
К сопроводительному письму прикрепите прайс или каталог.
Умение работать с документами
То, как документ назван, то, как он оформлен. Насколько сокращён текст, насколько он понятен. В идеале в документе должно быть максимум информации в минимуме текста.
Если я вижу канцелярит, если я вижу списки, которые содержат в себе одни и те же слова («срок выполнения работ» вместо «срок», а под ним «стоимость выполнения работ» вместо «стоимость»), если я не вижу подзаголовков и абзацев, то я снова морально готовлюсь к трате своего времени на следующих этапах работы, если соглашусь на сотрудничество с автором такого документа.
Сразу оговорка: это важно при работе со сложными услугами в сфере IT, продолжительными по времени и требующими много внимания. Если я столкнусь с плохо оформленным документом от сантехника, вряд ли это окажется решающим фактором.
Шаблоны коммерческих предложений
- Составление коммерческого предложения на товар.
Чтобы понять, как составить коммерческое предложение на товар, нужно четко представлять главную его задачу (продать). Следовательно, в документе должны в основном описываться продукт и его характеристики. Не нужно занимать много пространства рассказом о компании, реализующей его.
- Составление коммерческого предложения на услуги.
Такой документ предлагает клиентам услуги, оказываемые вашей фирмой. Как можно подробнее опишите то, чем вы занимаетесь и в чем ваши конкурентные преимущества. Откроем вам секрет, как составить коммерческое предложение на услуги правильно: не переусердствуйте с «пением дифирамбов» компании! Основной акцент должен быть на описании продукта. Все достоинства услуг, выгода от их приобретения в документе должны быть вынесены в его начало. Это послужит методом привлечения внимания потенциального покупателя.
- Составление коммерческого предложения на строительные работы.
Данный вариант документа носит рекламный или информационный характер. Его главная задача – мотивировать клиента на заключение соглашения подряда на строительство. Нужно так подготовить обращение, чтобы покупатель был заинтригован, и у него не осталось никаких сомнений относительно сотрудничества именно с вашей фирмой.
- Составление коммерческого предложения на услуги грузоперевозки.
Потенциального заказчика грузоперевозок волнуют два вопроса: какого рода грузы вы перевозите и какова система обслуживания. Соответственно, подготовить обращение нужно так, чтобы данная информация оказалась в самом начале документа.
- Составление коммерческого предложения на поставку товара.
Данный документ следует оформить таким образом, чтобы он подчеркнул выгодные условия поставки товара, которые вы предлагаете. Необходимо указать:
- уникальные свойства товара (отсутствие аналогов, долговечность, популярность в определенном субъекте Российской Федерации и наличие потенциала стать востребованным на территории всей страны);
- высокий маржинальный уровень (указывается выгодность покупки продукта для последующей перепродажи);
- сроки, в пределах которых осуществляется поставка;
- гарантийные условия;
- особенности системы поставки;
- условия обмена или возврата товара.
- Составление коммерческого предложения о сотрудничестве.
Подготовить данный тип КП не так просто. Здесь необходимо затронуть преимущества совместной работы с вашей фирмой, изложить, каким образом будет строиться сотрудничество. При этом не следует концентрироваться исключительно на достигнутых вами успехах.
Обязательно пробегитесь глазами по написанному тексту через некоторое время после составления документа. Во-первых, вы можете выявить допущенные орфографические и пунктуационные ошибки, а также:
- получите представление о том, какие структурные элементы текста, прежде всего, бросаются в глаза: заголовки, оффер, контактные данные и др.;
- поймете, хочется ли дочитать документ до конца (если у вас возникло желание прочесть его как можно быстрее и убрать с глаз долой, будьте уверены, что клиент именно так и сделает).
Теперь вы знаете, как правильно составить коммерческое предложение. Дело за малым – нужно его отправить получателю. В современном мире документ обычно отсылают по электронной почте. На самом деле есть три способа:
- Текст отправляется в теле самого письма. Делают это при помощи программы для имейл-маркетинга.
- В теле письма размещают только краткие сведения об услуге или товаре и обязательно оффер, а основной документ оформляется, как вложение в формате PDF.
- Предложение отправляется в бумажном варианте по почте. Сейчас этим можно даже удивить заказчика, а значит, он дочитает письмо до конца. Если адресат – небольшая фирма, но вы осведомлены о том, что на их электронный адрес приходит огромное количество писем каждый день, можете попробовать данный вариант рассылки.
Требования к сопроводительному письму
Они уже знают вас, оценили сервис и более лояльно подойдут к рассмотрению очередного КП. Также можно вспомнить тактику, когда вы ведёте информационную рассылку, которую периодически «вооружаете» коммерческими предложениями.
Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещать рекламу уже сегодня, а оплачивать размещение в течение 20 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой.
Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию.
Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества.
Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
- Заключение Сопроводительное письмо – важная часть любого пересылаемого предложения о сотрудничестве. От того, насколько грамотно оно составлено, будет зависеть и количество отзывов на ваше предложение.
Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?
Требования к сопроводительному письму
Они уже знают вас, оценили сервис и более лояльно подойдут к рассмотрению очередного КП. Также можно вспомнить тактику, когда вы ведёте информационную рассылку, которую периодически «вооружаете» коммерческими предложениями.
Мы хорошо понимаем, что сейчас во всех отраслях экономики существуют определенные сложности, поэтому мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещать рекламу уже сегодня, а оплачивать размещение в течение 20 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой.
Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию.
Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества.
Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?
Виды запросов коммерческого предложения
Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: государственный и частный.
Государственный запрос КП регламентируется законом 44-ФЗ. Такой запрос отправляют бюджетные организации. Его цель — определить начальную (максимальную) цену контракта. Для этого нужно выяснить расценки потенциальных поставщиков и привлечь их к участию в госзакупках.
Государственный запрос КП подают открытым доступом, то есть, информация о нём заносится в единую информационную систему в сфере закупок — ЕИС. Даже если заказчик уже определился с поставщиками, он всё равно обязан отправить запрос КП как минимум в две компании.
Окончательное решение принимает экспертная комиссия. Заключение контракта возможно только при условии, что заказчик и исполнитель (поставщик) не должны приходиться друг другу родственниками.
Частный запрос КП составляется для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждая организация определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.
Цель частного запроса — получить информацию от большего количества подрядчиков, чтобы определить оптимальное предложение и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар. Разослать документ можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.
Сервис «Астрал.Поставщик» поможет поставщикам находить государственные и коммерческие закупки. Сохраните шаблоны поиска и участвуйте в закупках, которые подходят вам лучше всего.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Какие коммерческие предложения бывают?
Коммерческие предложения бывают разные: холодные, теплые и горячие:)
Но если кому-нибудь хочется, можно и заморочиться.
Песенка пришла на ум, но песенка — песенкой, а к составлению КП нужно подходить ответственно и серьезно.
Начнем с самого холодного. Это когда вы отправляете предложение клиенту, которое он совсем не ждет. Как в Иронии Судьбы, когда главные герои в предвкушении празднования Нового Года, но внезапно обнаруживают постороннего человека в своей квартире, как — снег на голову. Здесь нужно по максимуму применить все силы и талант, чтобы случайный гость вызвал симпатию у хозяев и хоть немножечко завоевал доверие. К сожалению, это бывает крайне редко из-за того, что КП доверяют составлять обычным продажникам, которые ничего не смыслят в маркетинге, продажах, психологии клиента. И это еще одна ошибка: такую работу должны делать квалифицированные специалисты, даже собственник компании, который знает все о компании и ее услугах, в курсе всех нюансов бизнес — процесса.
Вторые — теплые коммерческие предложения.
С этими клиентами работать проще, потому что они уже на полпути к тому, чтобы выбрать вашу компанию для сотрудничества. Например, вы провели обучающий вебинар с потенциальными клиентами бесплатно, собрали первичную информацию о них — электронный адрес, фамилию, имя и телефон. Самое время — отправить ему коммерческое предложение, с учетом полученной информации. В отличие от первого — холодного предложения, когда вы вообще ничего не знаете о клиентах, здесь уже есть первичная информация, поэтому отклик будет выше процентов на 20.
Горячее КП. Самый простой вариант, где вообще не нужно прикладывать никаких усилий. Его будет ждать клиент после переговоров, встречи, предметного разговора по телефону, когда вы обговорили все детали, узнали задачи, которые ставит перед вами клиент и его цели в бизнесе. Но здесь важно отдавать себя отчет в том, что эти условия работают только в том случае, когда у вас в голове действительно сложилась полная картина понимания клиента, когда вы узнали многое о его продукте, выгодах для покупателей, ближайших конкурентов, их сильные и слабые стороны. Минутный разговор по телефону не даст никаких результатов и скорее всего ваше коммерческое предложение даже не будем просмотрено клиентом.
А теперь приступим непосредственно к самому интересному — процедуре составления КП.
Типы коммерческих предложений
Написать письмо можно разными способами, но не каждое письмо будет эффективно:
- Описание компании и её достижения. Письмо в котором будет описано, что вы самые лучшие. Не повысит ваш уровень. Партнёр не будет читать это. Скорее посчитает ваше описание хвастовством. Сократите рассказ до минимума и добавьте к описаниям аргументов.
- Описание услуг и продукции. Написать всё о своём продукте хорошее решение. Но без упоминания выгоды, мало эффективно.
- Описание пользы клиенту. Основным акцентом всего текста является выгода для клиента, с доказательствами. Это верный вид КП, так как в нём человек чувствует заботу о нём. Ему будет приятно читать такое письмо.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Правильно оформленное электронное письмо с коммерческим предложением представляет собой прикреплённый файл в формате Word, pdf, Excel или картинки. Остаётся чистое поле, в котором рекомендуется разместить короткий текст – до шести недлинных предложений. Эта информация называется сопроводительным письмом. Задача состоит в том, чтобы напомнить получателю об имевшей место (к примеру, на выставке) беседе.
Шаблон письма включает следующие пункты:
- Представление;
- Короткая предыстория, следствием которой стало отправление коммерческого предложения;
- Тема послания, изложенная лаконично;
- Возможная выгода от сотрудничества адресата с адресантом;
- Призыв к действию.
На каждый пункт – одно предложение плюс одно в резерве. Если он не будет использован, ничего страшного не произойдёт.
- Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
- Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
- Завышенная оценка товара. Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.
- Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
- Не лейте воду. Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.
- Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
- Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.
Обязательно проверьте текст на ошибки. Проверьте структуру написания. На все ли вопросы вы ответили.
Дизайн коммерческого предложения
Недостаточно написать текст в формате листа А4 и отправить клиенту. Это прошлый век — теперь КП оформляют красиво, часто — в виде презентации или отдельной страницы на конструкторе сайтов. По большому счету, КП — это и есть презентация вашей компании, товаров и услуг.
Расскажем об основных правилах дизайна хорошего КП:
- Сделайте КП читаемым. Ничего нового изобретать не нужно: светлый фон, темный цвет текста. В качестве фона допустимы картинки в тему — если они не слишком яркие и не “съедают” написанное.
- Помните про картинки. Это могут быть не просто фото товаров — всевозможные графики, инфографики, диаграммы — люди воспринимают их легче и рассматривают охотнее, чем простыни текста.
- Оставьте воздушное пространство. Это одно из базовых правил дизайна. Зайдите на любой современный сайт — кроме текста и картинок, на странице много “воздуха”. Это облегчает восприятие написанного — клиенту будет намного проще вчитаться в текст и понять его.
- Используйте фирменный стиль. Если он у вас уже разработан — обязательно делайте КП в том же стиле, что и другие рекламные материалы. Логотип, товарный знак, слоган, корпоративный шрифт и цвет — все это элементы фирменного стиля.
- Не забудьте о типографике. Подберите читаемые шрифты — лучше стандартные, без всяких завитушек. Текст КП должен быть строго отформатирован: разделите его на абзацы, используйте списки, заголовки и подзаголовки разных уровней, наиболее важные текстовые блоки или отдельные слова выделите жирным, курсивом или другим цветом.
Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме, однако необходимо соблюдать традиционную структуру письма. Документ лучше оформить на бланке компании, где будут сразу указаны логотип и реквизиты.
Структура письма должна быть следующей:
- Наименование компании-отправителя с реквизитами.
- Наименование адресата. Это, как правило, руководитель компании.
- Номер письма, под которым его зарегистрировали в журнале исходящей корреспонденции, дата составления.
- Заголовок: «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению».
- Обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Петр Петрович!»
- Текст письма. Здесь нужно описать в нескольких словах деятельность компании, какую продукцию производит или какие услуги предлагает, преимущества работы именно с ней. Далее можно указать, что условия сотрудничества перечислены в приложении к письму.
- Приложения к сопроводительному письму. Это могут быть прайсы, условия сотрудничества, каталоги с моделями продукции, проект договора о сотрудничестве. Также нужно указать количество листов каждого прилагаемого документа.
- Заключение. Здесь должна быть подпись руководителя компании (например, «С уважением, генеральный директор ООО «Салют») и указывают должность, ФИО и контакты ответственного лица.
Внимание! Для написания письма нужно использовать официально-деловой стиль, орфографических, пунктуационных и других ошибок быть не должно, как и разговорных и просторечных слов и выражений.
Образец коммерческого предложения о сотрудничестве: как его испортить
Если вы хотите, чтобы ваше коммерческое предложение сразу улетело в мусорный бак, тогда используйте такие штампы:
1. Просто опишите свой продукт, сухо, неинтересно.
2. Напишите «водяной» текст с использованием умных фраз и сложных предложений.
3. Сделайте рекламу продукта, не пишите о выгодах для клиента.
4. Не анализируйте свою целевую аудиторию, а сделайте массовую рассылку.
5. Не следует выявлять потребности своей целевой аудитории.
6. Скопируйте шаблон из интернета и подставьте свои данные, без анализа.
7. Забудьте о форматировании и вычитке текста перед отправкой.
Правильное коммерческое предложение должно быть написано грамотно, четко, понятно, с соблюдением всех правил и норм при написании, но при этом не должно выглядеть как официальный документ.