Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.
Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются:
возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров;
полный учет производственной или какой-либо другой документации;
оперативное составление отчетов предприятия;
оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать);
унифицированные шаблоны для создания документов;
наблюдение и контроль над персоналом;
распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам;
сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии);
возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.
Что же касается минусов ЭДО (электронного документооборота), то их не так уж и много. Это достаточно дорогостоящее программное обеспечение и временные затраты, как на обучение сотрудников, так и на оцифровку уже имеющихся документов. Но если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, то проблем с внедрением электронного документооборота у вас не должно возникнуть, так как персонал будет уже на начальном этапе работать в данной системе.
Методы, которые использовались при регламентации
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?
Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.
Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.
На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).
Подробности узнайте в этом материале.
Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.
Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.
Подробнее об этом см. по ссылке.
В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:
- учитывается рабочее время;
- работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
- информируют о начале отпуска;
- оформляют командировки.
Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Как организовать документооборот, чтобы не отвечать за чужие ошибки
Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:
- организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
- создание документов (документирование деятельности);
- обеспечение хранения документов и их использования.
Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.
Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.
Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:
- инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
- номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.
Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.
Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.
Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.
Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.
Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.
Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:
- адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
- в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
- дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).
В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:
- руководителю;
- его заместителям;
- сразу непосредственно в подразделения.
При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.
Как организовать электронный документооборот внутри организации
| Название законодательного акта и дата его утверждения |
Характеристика документа с точки зрения делопроизводства |
| Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001) | Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68). |
| Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69). | Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них. |
| Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР). | Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе. |
| ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ). | Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства. |
| Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50). | Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ». |
| Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558). | Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности. |
| Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» (от 05.01.2004 №1). | Содержит указания по применению и заполнению форм учёта первичной документации по учёту труда и его оплаты. |
| ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». | Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу их реквизитов. |
| Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». | Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без них. Определяет порядок получения, хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников (в том числе). |
Организация документооборота на примере конкретного предприятия
Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков.
Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению: -горизонтальные — связывают организации одного уровня -вертикальные — нисходящие, восходящие — связывают организации различных уровней. Восходящие — входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.
Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте
Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п.
сотрудников.
В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу.
Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором.
Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир.
Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть.
Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
- Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки.
Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:
- оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.
Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;
- сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».
Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.
Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:
- внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
-
Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
- за средства человека, отвечавшего за изделия;
- если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Принципы документооборота
Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.
И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.
Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот, нужно знать его принципы.
Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:
-
Четкость
Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.
Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.
-
Непрерывность
Название принципа говорит само за себя.
Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.
В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.
-
Ритмичность
Этот принцип перекликается с предыдущим.
Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.
Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.
-
Параллельность
Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.
Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.
Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.
Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.
Этапы документооборота
Рассмотрим, что включает документооборот. Документопотоки подразделяются на внутренние и внешние. В зависимости от этого будут зависеть все этапы обработки.
Так, этапы обработки внутренних материальных информационных носителей включают:
- составление и проверку документа уполномоченным лицом;
- согласование всей описанной информации;
- подписание уполномоченным лицом и/или руководителем организации;
- регистрация документа;
- исполнение заданий (если это требуется);
- оформление тех документов, которые подтверждают исполнение действий;
- уничтожение устаревшей документации или отправка ее в архив.