Как правильно заверить копию трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заверить копию трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Еще несколько лет назад для получения выездного удостоверения личности нужно было не только указать в заявлении информацию о трудовом стаже, но и предоставить копию для подтверждения. Но в 2015 году ГУВМ МВД (бывший ФМС) переработала правила получения заграничного паспорта и требование предоставления данного документа было исключено из свода миграционных требований.

• В комплекте документов, предоставляемых с заявлением на оформление загранпаспорта, не упоминается копия трудовой книжки или иной документ, подтверждающий информацию о местах работы заявителя. Но сведения о таких местах в заявлении должны отражаться. Причем за период, охватывающий 10 лет, и с предупреждением о недопустимости указания ложных сведений. Достоверность внесенных данных орган МВД, осуществляющий оформление загранпаспорта, может проверить через межведомственные запросы.
• Обеспечить правильность внесения информации о местах работы может наличие перед глазами документа, содержащего эти сведения. Традиционно таким документом служила копия бумажной трудовой книжки, но с 2020 года сведения о трудовой деятельности начали накапливаться в электронном виде, а данные, формируемые на основе электронных сведений, оформляться на бланке определенной формы.
• У работника появилось право выбора способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности. Работники, выбравшие электронный способ такого учета, получают трудовую книжку на руки, а сведения о дальнейшей деятельности — на бланке, вид которого зависит от того, кто выдает документ (СТД-Р, если его составляет работодатель, или СТД-ПФР, если он составлен по данным, имеющимся в ПФР). Работодатель вправе сформировать документ лишь за период работы у него. За больший промежуток времени сведения могут быть получены через портал Госуслуг, в ПФР или МФЦ.
• Работнику, выбравшему продолжение ведения трудовой книжки на бумаге, придется запросить у работодателя копию трудовой книжки. Выдается такая копия (как и любой иной документ, касающийся трудовой деятельности) в течение 3 рабочих дней и всегда заверяется.

Потребность срочно взять дубликат трудовой книжки связана с многими обстоятельствами:

• Копия нужна при оформлении пенсии, когда будет решаться вопрос с ее начислением.
• При поездке за рубеж и оформлении заграничного паспорта она может быть тоже затребована.
• Наиболее часто ее предоставляют для получения потребительского кредита.

Также дубликат может понадобиться при назначении инвалидности или обращении в суд, а также в ряде других случаев:

• Согласно ГОСТу национального стандарта в копии этого документа должны быть проставлены все реквизиты.
• В Трудовом кодексе и постановлении правительства за № 225 указывается на то, что копия обязательно выдается не позднее трех дней после подачи соответствующего заявления.
• Вместо полной копии трудовой книжки иногда достаточно сделать выписку, касающуюся отдельных сроков. Поэтому будет нужна первая страница, а также та, которая относится к определенному трудовому периоду.
• Разработаны нормативы, касающиеся заверения копии. Это затрагивает каждый лист, а также формат, подпись, печать.

К сожалению, на практике далеко не всегда те люди, которые должны выдавать этот документ, знакомы с правилами делопроизводства и поэтому ошибки встречаются не так редко.

Некоторые неопытные кадровики предпочитают сэкономить бумагу и на одном листе размещают сразу четыре страницы копии трудовой книжки. Однако не в каждой инстанции смогут принять такой, пусть даже правильно заверенный документ. Лучше, чтобы на разворот приходилось по две страницы.

• Некоторые нормативные акты стали устаревать и сегодня принято ставить внизу надпись “Копия верна”, хотя еще недавно использовали лишь одно из этих слов. Но в коммерческих организациях могут этого не понять и возникнут ненужные споры между ними и кадровиками.
• Отметку, подпись, ФИО и печать все же следует ставить в левом нижнем углу каждой странице, а не в правом верхнем, как это делается при оформлении дубликата трудовой книжки.
• Подпись может поставить только руководитель или уполномоченное лицо. Это связано с тем, что обязательно каждый работодатель издает приказ, в котором указывается лицо, несущее ответственность за хранение, учет и выдачу всех трудовых книжек. Одним словом, должен быть человек, который официально занимается кадровыми вопросами. Им может быть и сам работодатель. Поэтому на копии указывается должность и личная подпись.
• Сегодня количество печатей, которые стали использоваться в работе, резко возросло, но для заверения нужно поставить круглую печать организации или специальную печать кадровой службы. если таковая имеется.
• Дата является обязательным атрибутом, так как срок действия копии ограничен и именно на нее будут обращать пристальное внимание. Ее ставят ниже подписи в цифровом или используя буквы и цифры.
• Законодательство не запрещает применять некоторые штампы, которыми часто пользуются кадровые службы в крупных компаниях. Это может быть общий штамп со всеми реквизитами и останется лишь поставить подпись и дату. Применяют отдельные, в частности “Копия верна” или “Подпись”.
• По инструкции надпись на последней странице, говорящую о том что человек работает по настоящее время, вообще-то делать необязательно. Но в последние годы сложилась такая практика, когда многие организации обращают на нее внимание и требуют, чтобы она там присутствовала. Поэтому кадровики и руководители вынуждены ее ставить.
• Если придется заверять копию свой трудовой у нотариуса, то здесь, в принципе, соблюдается тот же порядок действий. Делается хорошая ксерокопия с соблюдением всех масштабов. Вместо работодателя документ удостоверит непосредственно сам нотариус и поставить печать, подпись, а также фамилию и свои инициалы. С таким документом можно вполне официально обращаться в различные организации, которые его затребуют. Правда в выдаче кредита могут и отказать. Финансисты предпочитают выдавать его тем, кто имеет работу на данный момент.

Правильное оформление копии требует особой тщательности и здесь малейшая ошибка приведет к тому, что все придется переделывать, а это связано с потерей времени, сил и денежных средств.

Порядок подачи сведений о трудовой деятельности

Оформляя документы на загранпаспорт, заполнять анкету нужно обязательно. В ней отображаются личные данные получателя заграничного удостоверения личности и трудоустройство. Этот пункт документа заполняется в установленном порядке.

Данные за 10 лет рабочей деятельности гражданина на момент подачи заявки необходимо вписывать в анкету внимательно. Сведения должны полностью соответствовать записям в трудовой, иначе в заявлении будет отказано.

Читайте: Как заполнить анкету на загранпаспорт старого образца

При заполнении документа, кроме рабочего стажа и работодателей обязательно подаются сведения о прохождении воинской службы и учебе в ВУЗах. При наличии судимости также указывается период, на протяжении которого гражданин находился в местах ограничения свободы.

Не рекомендуется скрывать любую информацию, которая может быть зафиксирована в различных ведомствах, т. к. сотрудники ФМС проверяют все официальные сведения о заявителе. Скрытие любых фактов в заявлении может быть причиной отказа.

Все сведения о трудоустройстве российского гражданина отображаются в графе № 14 анкеты-заявки, которая подается для получения загранпаспорта.

Когда потребуется копия трудовой книжки?

Ещё в недалёком прошлом каждый кто хотел получить паспорт должен был предоставить ряд документов вместе с копией трудовой книжки. Но в 2015 году было отменено правило по поводу предоставления копии трудовой. И многим это облегчило жизнь. Теперь копия трудовой не нужна ни для получения паспорта старого образца, ни для паспорта нового образца. Но данные о месте работы за последние 10 лет помнить и знать нужно.

Но данные изменения в правилах подачи документов коснулись далеко не всех. Есть несколько категорий людей для которых правила остались прежними:

1. Если заявитель который оформляет паспорт нигде не устроен официально (но при этом работает).
2. Если на момент подачи документов заявитель нигде не работает вообще.

Требования при заполнении анкеты остались прежними, то есть необходимо написать название предприятия где работает человек, должность и дату приёма на работу, и дату увольнения.

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки для загранпаспорта

Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений

.
Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы
.
Сколько по времени действует копия трудовой книжки в других организациях Гражданин, который оформляет визу, также должен предоставить копию рабочей книжки
.
Здесь действуют свои определенные сроки
.
В основном каждый документ действителен максимум три месяца
.
Копия книжки утверждается по общим правилам
.
Но для получения визы нужен перевод некоторых страниц на другой язык (часто это английский или итальянский)
.
Оформление пособий в соцзащите тоже требует большого объема документов
.
Копия книжки рабочего здесь необходима при единовременной выплате по рождению ребенка и при оформлении детских пособий
. Для этого рекомендуется заблаговременно получить специализированное поручение с официального портала государственных услуг. Завершающим этапом является вложение изготовленной копии трудовой книжки в пакет документации, который подается в компетентные миграционные инстанции вместе с заявлением.

В этом случае сложности не возникают – нужно только грамотно заполнить все позиции заявительного бланка. В противном случае придется получать новую копию или переписывать заявку, что, в свою очередь, занимает достаточно много времени.

Кому не нужно предъявлять трудовую книжку

30 ноября 2012 года Федеральная миграционная служба (упразднена 5 апреля 2016 года) РФ приняла приказ № 391 об утверждении нового Административного регламента оформления заграничных паспортов.

В силу последних изменений теперь при планировании поездки за рубеж и оформлении заграничного удостоверения представлять документы, которые подтверждают трудовой стаж, не требуется.

Все, что необходимо, — это заполнить в анкете соответствующие пункты, указав сведения о трудовой деятельности за последние 10 лет для загранпаспорта. Информацию о месте работы вносить в заявление, как и ранее, все равно необходимо, при этом проверка этих данных является задачей сотрудников органов по вопросам миграции, для чего им даны соответствующие полномочия.

Вопрос, нужна трудовая книжка или нет, на самом деле совсем не праздный. Еще недавно копия копия трудовой книжки для загранпаспорта входила в пакет требуемых миграционной службой документов, она подтверждала перечень мест работы, указываемый в заявлении (пункт 14 анкеты). Работающим официально гражданам приходилось обращаться в отдел кадров с просьбой о ее выдаче.

Нужна ли трудовая книжка для оформления загранпаспорта

Целью предоставления копии данного документа является:

• кредит, субсидия>
• загранпаспорт>
• виза>
• пособие>
• судебное разбирательство>
• усыновление и т.д.

Сколько действует копия трудовой книжки в банках Любой банк имеет свои условия по поводу предоставления документов. Копия трудовой, заверенная по всем правилам, нужна банку для предоставления:

• ипотечного кредита>
• большого денежного кредита>
• субсидии.

Копию рабочей книжки гражданина данные организации требуют для того, чтобы убедиться, что человек имеет постоянную работу и является платежеспособным. В условиях, которые выдвигают банки, существуют прописанные правила по сбору документов на оформление кредита.

Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Копия титульного листа трудовой книжки, заверенная печатью Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки.

Необходима ли трудовая книжка при подаче документов на загранпаспорт

До 2015 года гражданам Российской Федерации, желающим получить заграничный паспорт, необходимо было предоставить сотрудникам ФМС не только трудовую книжку, но и ее заверенную печатью и подписью начальника отдела кадров копию. Выполнить это требование было довольно сложно, так как у работающих людей этого документа на руках нет.

В настоящее время данное требование отменено, так что оригинал и копия трудовой книжки для загранпаспорта старого образца или биометрики больше не нужны. Но это вовсе не означает, что из анкеты изъят раздел, посвященный трудовой деятельности заявителя – в него по-прежнему вносится информация о местах работы за последние 10 лет (включая периоды временной незанятости).

Кроме того, отмена требования о предоставлении трудовой книжки при получении заграничного паспорта старого или нового образца касается не всех категорий граждан. Этот документ понадобится гражданам, которые не работают официально, и тем, которые на момент подачи заявления вообще не трудоустроены.

Есть ли необходимость в копии трудовой при оформления загранпаспорта в 2021 году?

Чтобы получить заграничный паспорт в 2021 году, нужно предоставить в органы по вопросам миграции при МВД определенный перечень документов. Список их не случаен, он предоставляется для проверки персональной информации и достоверности указанных в анкете-заявлении сведений. В одной из частей анкеты необходимо вписать данные о работе лица за последние десять лет. Ввиду чего у граждан закономерно возникает вопрос, нужна ли копия трудовой книжки для оформления в 2021 году загранпаспорта нового образца.

Коротко – нет! Копия трудовой книжки к документам, прилагаемым к заявлению о выдаче загранпаспорта, не относится. Это легко выяснить. На официальном сайте Главного управления по вопросам миграции МВД РФ определен перечень бумаг, которые должны рассматриваться территориальным органом при решении вопроса о выдаче загранпаспорта. К таковым отнесены:

1. Основное удостоверения личности гражданина РФ (как правило, таковым выступает внутригражданский паспорт).
2. Загранпаспорта нового образца (если таковые есть у заявителя и их срок действия не окончен).
3. Письменное разрешение командования (для военнослужащих, служащих правоохранительных органов и силовых структур).
4. Для граждан мужского пола от 18-ти до 27-ми лет – военный билет (либо с отметкой об окончании срочной воинской службы, либо о том, что лицо к прохождению строевой службы не пригодно).
5. Личное фото (если набор документов и анкета подаются заявителем лично в госорган, а не через Единый портал госуслуг).

Итак, Главное управление по вопросам миграции предлагает исчерпывающий перечень документов, которые должны прикладываться к заявлению для оформления загранпаспорта нового образца. Как можно заметить, копии трудовой книжки в нем нет. Не нужна ее скан-копия и при подаче документов через Единый портал госуслуг. Формы на сервере уже приведены к законодательным требованиям и трудовая книжка исключена из перечня необходимых документов.

Можно ли сделать загранпаспорт без трудовой книжки в 2018 году

Работник компании сначала должен написать заявление о том, чтобы ему выдали копию трудовой. На рассмотрение этого вопроса руководителю отводится по закону три дня

.

Внимание

Затем работодатель безвозмездно предоставляет данный документ. Копируются все заполненные страницы документа, после чего требуется обязательно их утвердить

.

Согласно правилам, каждый лист копии с обеих сторон заверяется подписью руководителя или доверенного лица. На страницах пишется надпись «Верно», затем указывается должность человека, заверяющего копию, подпись и ее расшифровка, число, месяц и год

. Закрепляется вся информация печатью, которая находится у руководителя или у кадрового работника.
В самом конце следует указать, что сотрудник работает в компании на данный момент
. Если нужно заверить копию трудовой неработающего гражданина, то это может сделать нотариус.

Условия утверждения копии трудовой книжки

Книжка сотрудника хранится в организации у лица, на которое возложены полномочия за данные действия (работодатель, кадровик). На руки свой документ специалист может получить только в случае ухода из компании при оформлении определенных документов и составлении нужного приказа со всеми подписями и печатями

. Если в других организациях, куда гражданин обратился по различным причинам, нужна трудовая книжка, то работник имеет право на получение ее копии.

Работник компании сначала должен написать заявление о том, чтобы ему выдали копию трудовой. На рассмотрение этого вопроса руководителю отводится по закону три дня

. Затем работодатель безвозмездно предоставляет данный документ.

Копируются все заполненные страницы документа, после чего требуется обязательно их утвердить

. Согласно правилам, каждый лист копии с обеих сторон заверяется подписью руководителя или доверенного лица.
На страницах пишется надпись «Верно», затем указывается должность человека, заверяющего копию, подпись и ее расшифровка, число, месяц и год
. Закрепляется вся информация печатью, которая находится у руководителя или у кадрового работника.
В самом конце следует указать, что сотрудник работает в компании на данный момент
. Если нужно заверить копию трудовой неработающего гражданина, то это может сделать нотариус.

Если нет трудовой книжки

10 лет – довольно долгий период. Граждане могут столкнуться с некоторыми трудностями при составлении анкеты. Некоторые данные можно попросту забыть. Главная проблема может возникнуть при отсутствии документа о трудоустройстве. Граждане часто спрашивают, если нет трудовой книжки, как получить загранпаспорт? Законодательные нормы не требуют приложения оригинала или копии документа. Сотрудники УВМ МВД не вправе препятствовать выдаче заграничного удостоверения обратившемуся гражданину.

Отсутствие книжки может вызвать затруднения при указании данных о трудоустройстве. Если мест трудоустройства за последнее десятилетие было много, гражданин может допустить ошибки. Если утеряна трудовая книжка, как получить загранпаспорт? В такой ситуации лучше указывать в анкете сведения об утере трудовой книжки. Согласно внутреннему регламенту, заявление на загран обязаны принять.

Специалисты советуют при каждом трудоустройстве и увольнении делать выписку или копию записи. Заверять такие копии необязательно. Они могут быть использованы при необходимости для занесения сведений в анкету для заграничного документа. При случайной утере книжки вся информация будет у гражданина.

Какой срок действия копии трудовой книжки для загранпаспорта

Причин этому может быть много:

• она потеряна;
• ее не вернули в момент увольнения;
• она находится в главном офисе компании, расположенном в другом городе и пр.

В таком случае при заполнении анкеты придется восстанавливать стаж за последние 10 лет по памяти. Хорошо, если в последнее время место работы менялось редко, но в случае невозможности достоверно вспомнить все сведения, касающиеся трудоустройства, в анкете обязательно указывается, в силу чего указать точную информацию не представляется возможным

. Документы Для оформления загранпаспорта потребуется предоставить:

1. Заполненную анкету-заявление в двух экземплярах (не требуется заверение у работодателя).

Сколько действует заверенная копия трудовой книжки для загранпаспорта

Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи. Подлинность данной ксерокопии не должна вызывать сомнений

.
Каждые знак, буква и цифра должны быть разборчивы
.
Сколько по времени действует копия трудовой книжки в других организациях Гражданин, который оформляет визу, также должен предоставить копию рабочей книжки
.
Здесь действуют свои определенные сроки
.
В основном каждый документ действителен максимум три месяца
.
Копия книжки утверждается по общим правилам
.
Но для получения визы нужен перевод некоторых страниц на другой язык (часто это английский или итальянский)
.
Оформление пособий в соцзащите тоже требует большого объема документов
.
Копия книжки рабочего здесь необходима при единовременной выплате по рождению ребенка и при оформлении детских пособий
. Для этого рекомендуется заблаговременно получить специализированное поручение с официального портала государственных услуг. Завершающим этапом является вложение изготовленной копии трудовой книжки в пакет документации, который подается в компетентные миграционные инстанции вместе с заявлением.

В этом случае сложности не возникают – нужно только грамотно заполнить все позиции заявительного бланка. В противном случае придется получать новую копию или переписывать заявку, что, в свою очередь, занимает достаточно много времени.

Нужно ли предоставлять В 2021 году, даже после принятия в силу изменений в законодательных актах миграционной службы, многие заявители до сих пор не знаю о том, нужно ли им подготавливать копию трудовой книжки для заграничного удостоверения.

Существуют два варианта, как правильно заверять копию трудовой книжки.

1. Заверять каждую скопированную страницу.
2. Скопировать все страницы трудовой книжки, сшить их, закрепить нитку с оборотной стороны последней страницы, на которой будет располагаться отметка о заверении, и заклеить небольшим листом бумаги. На приклеенном листе делают надпись «Пронумеровано и прошито», подсчитывают количество листов, ставят дату прошивки, затем производится запись «Копия верна», указываются должность заверяющего сотрудника, его фамилия и инициалы, ставятся подпись и печать.

Если страницы заверяются по отдельности, все вышеперечисленные реквизиты обязательны на каждой странице.

Действие данного документа в этой организации составляет месяц. Этот же срок действует при усыновлении ребенка или при судебном разбирательстве

.

Копия трудового документа тоже немаловажна при определенных обстоятельствах. Многие организации, куда гражданин обращается с какой-либо целью, требуют большого объема документации

. Сюда включаются справки и ксерокопии.

Важные пункты Копия трудовой для всех организаций должна быть сделана по всем правилам (по закону). Организации требуют утверждения каждой страницы при помощи печати компании и подписи ответственного человека

.
Значительным пунктом в предоставлении такой копии является ее срок действия
.
Условия по данному вопросу каждое предприятие выдвигает свои
. В основном ксерокопия трудовой действительна лишь один месяц с даты ее утверждения компанией.

• банк (при желании получить кредит либо выступить в роли поручителя);
• Пенсионный фонд (для установления пенсии);
• органы, занимающиеся вопросами гражданства и миграции (для получения заграничного паспорта; с 2021 года это требование действует только в отношении биометрического паспорта;
• посольства либо визовые центры некоторых стран (для получения визы, например, это касается Канады);
• потенциальному работодателю для рассмотрения кандидатуры на вакансию;
• другие учреждения по требованию.

Похожие записи:

• В ПФР рассказали, кто сможет претендовать на досрочную пенсию
• Как быстро и бесплатно открыть ИП в 2023 году
• Весенний призыв и осенний призыв. Сроки и особенности.