Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пять шагов по проверке контрагента, рассчитанных на практике». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предприниматели частично зависят от того, насколько качественно партнёры выполняют свои обязательства. Поэтому от подхода к выбору контрагентов зависит в том числе и эффективность работы бизнеса. Если новый партнёр вовремя не привезёт товар или не проверит документы — будут негативные последствия.
Зачем проверять контрагента
Представим, что бизнесмен запустил новый интернет-магазин и начал активно искать поставщиков. Он смог заключить договор с известной в узкой нише компанией на выгодных условиях и теперь ждёт крупную партию товара. Но партнёр вовремя не отгрузил продукцию и клиенты остались без своих заказов.
В таких ситуациях бизнесу приходится экстренно искать запасной выход, чтобы не разрушить хрупкую репутацию, которая только начинает формироваться. Клиентам не интересны причины из-за которых они не смогут получить заказ в срок. Для них ситуация выглядит однозначно — интернет-магазин не выполнил свои обязанности, а значит ему не стоит доверять в будущем.
Партнёрские отношения с другими компаниями — фундамент, на котором базируется любой успешный бизнес-проект. Если на этапе заключения соглашений предприниматель не обратил внимание на тревожные сигналы, это может вылиться в финансовые потери.
Что попросить у будущего партнера
Если контрагент благонадежен, для него не составит проблемы предоставить для проверки следующие документы:
- свежую выписку из ЕГРЮЛ – она покажет, насколько актуальны сведения из учредительных документов и правдива ли информация относительно обнародованной в ФНС;
- уставные документы – полностью, а не выписки, так как их нужно будет сверить с информацией из ЕГРЮЛ;
- свидетельства ИНН и ОГРН – для проверки совпадений сведений в ЕГРЮЛ и учредительных бумагах;
- полномочия подписаниа договора (это может быть устав, протокол об избрании или назначении, доверенность на оформление договора и т.п.);
- лицензии и разрешения на определенные виды деятельности, если договор предусматривает именно их;
- при крупных сделках – финансовую отчетность за предыдущий год;
- копию карты из банка с образцами подписей – понадобится, если есть сомнения, что подписывается именно руководитель.
Прежде чем перейти к процедуре проверки, коротко остановимся на том, в каких случаях она будет полезна индивидуальному предпринимателю или организации. Можно выделить четыре группы риска, которые удастся избежать, проведя проверку:
- финансовые риски. Владелец бизнеса рискует получить некачественно оказанную услугу или вовсе остаться без нее из-за недобросовестного контрагента. Сюда же можно отнести и потерю средств, перечисленных в качестве предоплаты, не говоря о мошеннических действиях;
- налоговые риски. Если налоговая посчитает, что предприниматель взаимодействует с недобросовестным контрагентом и извлекает из этого сотрудничества налоговую выгоду, то инспекция откажет в возврате НДС и доначислит налоги. При крупных оборотах, сумма может быть значительной;
- риски должностного лица. В его адрес могут быть предъявлены претензии по управлению как со стороны компании, так и отдельных акционеров;
- репутационные потери перед клиентами и партнерами.
В каких ситуациях следует проверять контрагента
В идеале, проверять нужно каждого контрагента. Но это не всегда осуществляется на практике. К тому же, если вы собираетесь сотрудничать с крупной и широко известной компанией, то необходимости в проведении проверки нет. А вот если контракт или договор планируется заключить с малознакомой фирмой, то проверка будет полезной. Ниже приведены наиболее типичные ситуации, при которых следует проверить потенциального партнера:
- планируется заключение контракта с новым партнером;
- заключается договор с предоплатой с вашей стороны, а также с отсрочкой или рассрочкой платежа для партнера;
- планируется заключение сделки с контрагентом, зарегистрированным в другом регионе.
Регистрационные документы
Запросите у контрагента свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.
Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Как быстро проверить контрагента?
Вы сможете обезопасить себя от необоснованных претензий со стороны налоговой, используя современные способы оценки добросовестности контрагента. Проверка компании-контрагента, к примеру, возможна при помощи сервиса «1С: Контрагент», который включает в себя следующие возможности:
- проверка реквизитов контрагента по ИНН/КПП на сервере ФНС (проверка реквизитов организации позволит избежать ошибок в счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, а также в журналах учета счетов-фактур).
- автозаполнение реквизитов контрагента по ИНН на основе ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- предоставление сведений, полезных для оценки благонадежности контрагентов через «Досье контрагента» (в нем, например, указывается, является ли генеральный директор контрагента массовым директором, а адрес контрагента – адресом массовой регистрации; кроме этого, сервис позволяет поддерживать всю регистрационную информацию о контрагенте в актуальном режиме. Т. е. программа проверки контрагентов подскажет, если вдруг компания сменила налоговую или генерального директора).
Какие документы запрашивают при проверке контрагента
Самый частый вопрос, который возникает у бухгалтеров: какие документы инспекторы вправе потребовать? И является ли законным требование предоставить документы, никак не связанные с контрагентом, у которого проводится проверка?
Из пункта 1 статьи 93.1 НК РФ следует, что затребованы могут быть документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого лица. Минфин РФ в письме от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246 пишет о том же самом.
Ключевая фраза здесь — «касающиеся деятельности проверяемого лица». Потребовать у компании, например, все договоры, заключенные в 2017 году или книгу покупок за определенный период (при том, что сделка с контрагентом, у которого идет проверка, там не отражена), налоговая инспекция не вправе.
Но вышеупомянутый пункт не содержит конкретного перечня документов, которые может истребовать налоговая инспекция. Это могут быть договор, акты, накладные, счета-фактуры по сделкам с проверяемым контрагентом. Но также могут потребовать, например, приказ о направлении в командировку сотрудников к месту выполнения работ на территории контрагента.
Практика показывает, что проверяющие на местах не всегда соблюдают нормы закона. Рассчитывая, по всей видимости, на неосведомленность бухгалтеров, они запрашивают и документы, которые не имеют ничего общего с деятельностью проверяемого лица.
В этом случае организация может не выполнять требования инспекции. Действия ИФНС незаконными можно признать в суде. Например, ВАС РФ в определении от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 по делу № А43-18174/2012 отметил, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет. Аналогичные выводы есть и в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.04.2015 № Ф02-1184/2015).
Есть еще один важный момент: в требовании о представлении документов налоговики не обязаны писать реквизиты запрашиваемых документов. В форме требования, утв. приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189, сказано, что реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов указываются «при наличии».
В постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.2016 № Ф02-5483/2016 подтверждается, что достаточно ограничиться наименованиями (договор, акты, счета-фактуры и т.д.). Тем не менее, содержащиеся в требовании данные должны в полной мере позволить идентифицировать конкретную сделку, по которой запрашиваются документы. В противном случае компания имеет хорошие шансы «отбиться» от налоговых требований в суде (см., например, спор, рассматриваемый Арбитражным судом Дальневосточного округа в постановлении от 21.03.2017 № Ф03-712/2017).
Интересен и вопрос относительно периода, за который могут быть запрошены документы. Ограничение в три года, которое действует для проверяемых лиц, тут не работает. Налоговая инспекция может потребовать документы за любой период, поскольку ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не установлено. На это обратил внимание Минфин в письме от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519.
Ответственность за недостаточную осмотрительность
При непроявлении должной осмотрительности, то есть заключении сделок с недобросовестным контрагентом, ответственность ложится на плечи лица, оформившего такой договор.
Ответственность связана с доначислением налогов — НДС и налога на прибыль. Дело в том, что документы, которые использовались для увеличения расходов, уменьшили налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, они предоставили возможность возместить НДС из бюджета. Если контрагент признан недобросовестным, и компания его не проверила, то она незаконно заплатила меньше налогов, а потому должна их доплатить.
Каких-либо штрафов именно за заключение договора с недобросовестным контрагентом не предусмотрено. Финансовые риски заключаются лишь в том, что компания не сможет на законных основаниях уменьшить налоги, а потому понесет больше расходов.
Контур.Фокус: возможности для проверки контрагента
По количеству описанных источников можно сделать вывод, что поиск контрагента и проверка его благонадежности — чрезвычайно сложная работа. Но эту работу можно в буквальном смысле минимизировать до одного клика с помощью такого сервиса, как Контур.Фокус.
Чем удобен сервис:
- Поиск компании или ИП осуществляется по названию, адресу, ФИО, ИНН и другим параметрам. Актуальность и достоверность сведений гарантируется благодаря доступу к официальным государственным открытым источникам.
- Помимо свежих выписок из ЕГРЮЛ и ЕГРИП пользователь получает данные из Картотеки Высшего арбитражного суда, Федеральной службы судебных приставов, Базы госконтрактов Федерального казначейства, Единого федерального реестра сведений о банкротстве, Базы бухгалтерской отчетности организаций Росстата.
- В карточку компании, помимо всей прочей необходимой информации, включается подборка ссылок с упоминаниями компании в интернете, что позволяет ускорить процесс сбора фактов за счет агрегации информации из СМИ, с форумов с отзывами, с сайта самой компании и сайтов ее партнеров, поставщиков и клиентов, со страницы раскрытия информации эмитента, с новостных ресурсов.
- Пользователь сервиса может поставить на наблюдение 1000 компаний. Узнав об изменениях в данных, Контур.Фокус уведомит пользователя о них по электронной почте.
- Сервис способен анализировать организации по заранее установленным пользователем критериям.
Подробнее обо всех возможностях сервиса Контур.Фокус.
Существует ли единый регламент проверки контрагента?
Закон не содержит единой формы регламента, поэтому он разрабатывается каждой организацией самостоятельно. В регламенте целесообразно указывать лиц, ответственных за проведение проверки. При этом порядок проверки контрагента при заключении договора, указанный в регламенте, вовсе не обязательно должен быть одинаков для всех контрагентов. Можно, в частности, установить разные процедуры:
- для компаний, длительный срок существующих на рынке, и новичков (если в первом случае нет риска партнерства с фирмой-однодневкой, то во втором он присутствует в полной мере);
- организаций, с которыми компания планирует работать впервые, и тех, с кем сотрудничество возобновляется после длительного перерыва (во втором случае у организатора проверки должна сохраниться ранее предоставленная информация о потенциальном контрагенте, в первом же сбор сведений и документов нужно начинать с нуля);
- партнеров по сделкам разной стоимости (по незначительным сделкам стоимость риска ниже).
Организация вправе выбрать и иные критерии для градации или вовсе установить единый порядок для проверки всех контрагентов.
Законодательные акты по теме
Рекомендуется заранее изучить документы:
| Документ | Название |
| ст. 174 ГК РФ | О признании сделки недействительной в случае, если полномочия директора второй стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора |
| п. 1 ст. 186 ГК РФ | О признании доверенности уполномоченных лиц недействительной в случае отсутствия в ней даты её оформления |
| ст. 1, ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» | Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию |
Убедитесь, что все существенные условия договора согласованы
Если вас не вполне устраивают какие-либо условия сделки, заявите об этом в момент ее совершения. Не игнорируйте также подобные заявления вашего контрагента.
Для каждого договора есть определенные условия (существенные), без согласования которых он является незаключенным в силу закона. Однако таковыми являются и те, о которых заявила та или иная Сторона. Об этом нам говорит ст. 432 ГК РФ. При этом закон не ограничивает вас или вашего контрагента в определении важных для каждого условий: может быть важна упаковка, способ поставки – любое условие.
Еще в п. 11 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 № 165 «Обзор судебной практики по спорам, связанным с признанием договоров незаключенными» была сформулирована следующая позиция: «Если в ходе переговоров одной из сторон предложено условие о цене или заявлено о необходимости ее согласовать, то такое условие является существенным для этого договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Он не может считаться заключенным до тех пор, пока стороны не согласуют названное условие или сторона, предложившая условие о цене или заявившая о ее согласовании, не откажется от своего предложения».
Постановление АС Московского округа от 04.07.2018 по делу № А40-9483/2015 – также пример аналогичного вывода суда. Покупатель подписал договор и направил поставщику протокол разногласий. Последний оставил его без внимания, но потребовал неустойку за неоплату товара, который к тому моменту уже был в месте его передачи. Суд признал договор незаключенным и отказал во взыскании неустойки.
Таким образом, если одна из сторон сделки заявила о важности для нее определенного условия договора, договор не будет заключен до согласования сторонами такого условия. Заявить о существенности условия вы можете, например, путем направления вместе с проектом договора протокола разногласий или письма. Важно до согласования вашим контрагентом того самого условия не приступить к исполнению сделки – иначе все ваши усилия окажутся напрасны, ведь благодаря вашему акцепту договор будет в таком случае заключен.
Необходимо, как было указано выше, учитывать и поведение вашего контрагента (заявления им существенности для него тех или иных условий). На практике нередки случаи, когда менеджеры организации попросту не передают соответствующую информация (письмо, протокол) юридической службе, руководителю организации, и организация приступает к исполнению обязательств по незаключенному договору.
Находится ли контрагент в процессе банкротства или в состоянии прекращения?
Погашение должником задолженности в процессе банкротства делится на очереди:
- Первая очередь: требования по задолженности по заработной плате, ежегодные отпуска и другие средства, причитающиеся работникам, судебные сборы, требования кредиторов по договору страхования и другие;
- Вторая очередь: требования по обязательствам, возникшим вследствие причинения вреда жизни и здоровью граждан, путем капитализации в ликвидационной процедуре соответствующих платежей и другие:
- Третья очередь: требования по уплате налогов и сборов (обязательных платежей);
- Четвертая очередь: требования кредиторов, не обеспеченные залогом.
Заявление о добросовестности контрагента
В крупных плотно развивающихся компаниях договоры являются неотъемлемой частью успешного бизнеса. Сотрудничество и взаимодействие с другими компаниями позволяет достаточно быстро развиваться на рынке. Заключая договоры с компаниями важно проверять, а действительно ли данная компания существует. Сейчас очень много представителей малого и среднего бизнеса не выдерживают на рынке более трёх лет. Некоторые из представителей регистрируют компании с целью «отмыва денег», поэтому перед заключением договора очень важно проверять контрагентов, особенно тех, чья компания зарегистрирована менее одного года.
Перед заключением договора молодым компаниям следует предоставлять на заполнение заявление о добросовестности контрагента. Заявление разрабатывает руководитель юридического отдела либо директор по правовым вопросам, то есть лицо, которое осуществляет договорную работу.
В заявление следует добавить пункты и указать следующее:
- Стороны, № договора, в рамках которого подписывается данное заявление;
- Пункт о том, в какой налоговой на учёте состоит данная организация, её местонахождение, адрес, какую систему налогообложения применяет организация;
- Документы, которые должна приложить к заявлению данная компания в целях подтверждения указанной информации (некоторые компании отказываются представлять документы, с указанием, что налоговым законодательством это не предусмотрено, но на самом деле это зафиксировано в Постановлении Пленума и Письмах ФНС);
- В заявлении следует прописать утверждение о том, что на момент заключения договора, контрагент не находится в стадии ликвидации и реорганизации, что она в полном объеме выполняет налоговые требования.
- Следует указать, что контрагент всеми финансовыми, трудовыми полномочиями (штатом), опытом выполнения работ или оказания услуг, которые являются необходимыми для исполнения договора.
- Прописать следует то, что контрагент не является должником по платежам, которые подлежат уплате в бюджет и внебюджетные фонды.