Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый порядок заверки копий документов с июля 2021 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:
- Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
- Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие – крайнее нижнее отверстие – второе нижнее отверстие – второе верхнее – крайнее верхнее – второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
- Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу – змейкой.
При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.
На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.
Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.
Почему особенно важно прошивать документацию?
- Сгруппированные дела занимают меньше места.
- Ими удобнее пользоваться.
- В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
- Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.
В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.
При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.
- Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.
Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.
- Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
- Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
- Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».
В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.
Требования к заявлению по форме Р11001
Прежде чем перейти к скреплению документов, необходимо проверить их на соответствие определенным правилам:
- Все листы должны быть пронумерованы. Те, которые не использовались в заявлении, не включаются в него и не нумеруются.
- Налоговому сотруднику пакет документов передается без скоб, скрепок и булавок.
- Если документы на регистрацию ООО отправляются по почте, дополнительно требуется подробная опись всего пакета.
- Лист «Н» заполняется от руки в ИФНС в присутствии сотрудника налоговой или нотариуса.
- Если документы будет подавать третье лицо, необходима заверенная у нотариуса доверенность от каждого из учредителей. При личной подаче это не требуется.
Надо ли сшивать заявление на регистрацию ООО
Сегодня нет обязательного требования по сшиванию заявления Р11001. Но практика показывает, что документы, состоящие более чем из одного листа, для некоторых ИФНС необходимо сшивать. Советуем заранее уточнить данный вопрос в налоговой инспекции, куда планируете подать заявление и другие необходимые для регистрации документы.
Это правило распространяется при подаче документов любым способом: если сдает сам учредитель или это делает нотариус. Допускается скрепление заявления скрепкой, но ни в коем случае степлером.
При этом документы, состоящие из одного листа, сшиваются. На месте узелка от нити разместите специальную наклейку, содержащую следующую информацию:
- количество прошитых листов/страниц;
- подпись заявителя;
- дата прошивки.
Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.
Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.
Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:
- игла;
- шило;
- клей канцелярский;
- шпагат, капроновая нить;
- чистый лист бумаги.
Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.
Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу – «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.
В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.
- Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
- Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
- Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
- Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.
Сопроводительное письмо
Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.
Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.
Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.
Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.
Нужно ли прошивать устав при регистрации ООО?
Чтобы изменить устав, подготовьте документы:
- протокол общего собрания участников ООО или решение единственного участника ООО о внесении изменений в устав
- устав в новой редакции или лист изменений в устав
- форма Р13001
- квитанцию об оплате госпошлины, если планируете подавать документы непосредственно в налоговую или по почте. Если будете подавать документы через МФЦ, нотариуса или в электронном виде с помощью ЭЦП — госпошлину оплачивать не нужно.
Если учредитель принял решение прошить учредительные документы перед передачей в ФНС, на листах крепится наклейка. На ней указывается:
- Информация о том, что документ прошит, пронумерован и закреплен. Здесь же указывается число страниц (листов) в виде цифры или прописи. При наличии у ООО печати ее рекомендуется поставить на месте скрепления.
- Название должности стороны, который уполномочен передать устав, а также подпись и ФИО.
Кроме того, в процессе прошивки стоит учесть такие рекомендации:
- На листах обязательно должны стоять номера.
- Скрепки и булавки рекомендуется убрать.
- Перед шнуровкой важно проверить корректность оформления, чтобы не переделывать работу.
Регистрация ООО: пошаговая инструкция в 2020-2021–2020-2021
Это правило работает как при личной подаче пакета документов для регистрации ООО, так и для отправки бумаг по почте, если будет выбран этот способ.
При собственноручной подаче бумаг заявителем (тем, кто в налоговой инстанции будет заполнять заявление на регистрацию фирмы по форме № Р11001) один экземпляр останется в регистрационном органе, а второй с соответствующими отметками из налоговой службы, выдает на руки заявителю.
Если он не был указан, то устав придет по почте.
При подаче документов через МФЦ получить устав (вместе со свидетельством о регистрации) можно только в этом МФЦ.
Типовой устав ООО – это унифицированный (стандартный) учредительный документ, утвержденный уполномоченным органом государственной власти и содержащий перечень обязательных сведений об организации. Разработкой этого документа занимается не само юридическое лицо, а государство в лице Министерства экономического развития.
Основное назначение стандартного устава заключается в упрощении процесса регистрации общества. Если компания решит перейти на типовой устав ООО, она избавит себя от необходимости его разработки и сдачи в налоговый орган. Это сэкономит и время, и деньги организации.
Типовой устав ООО, пример которого мы приведем ниже, не нужно сдавать в ИФНС ни в бумажной форме, ни в электронной. Это удобно также и регистраторам, так как избавит их от необходимости проверять документ на соответствие нормам ГК РФ и иных правовых актов.
Применение унифицированной формы учредительного документа окажет благоприятное воздействие и на взаимоотношениях с контрагентами, сделает бизнес более прозрачным. Партнерам организации не нужно будет детально вникать в устав на предмет поиска подводных камней. Достаточно будет лишь скачать применяемую партнером форму учредительного документа и ознакомиться с ней.
Как мы уже отметили, возможность перейти на типовой устав ООО получили еще в 2015 году, но фактически этого сделать они не могли, так как стандартные формы разработаны не были. Проекты разрабатывались неоднократно, но из-за большого количества неувязок с действующим законодательством, они приняты так и не были.
Лишь в августе 2018 года Минэкономразвития был подготовлен Приказ № 411, утвердивший 36 форм типовых уставов для обществ с ограниченной ответственностью. Вступает в силу этот приказ 25 июня 2019 года и с указанной даты ООО вправе перейти на унифицированную форму основного учредительного документа.
Перейти на унифицированный устав могут как открывающиеся ООО, так и уже действующие. Никаких ограничений в этом случае законом для работающих компаний не установлено.
Те организации, которые захотят перейти на типовой устав ООО при регистрации, должны будут сделать соответствующую отметку в заявлении по форме Р11001.
Действующим компаниям, решившим отказаться от индивидуального учредительного документа в пользу унифицированного, необходимо будет подготовить:
- Решение участников ООО.
- Заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ по форме Р14001.
Важно: в настоящий момент заявление на регистрацию не предусматривает возможности создания ООО на основании типового устава. Вероятнее всего, новая форма Р11001 будет принята ближе к концу июня, к тому сроку, когда вступит в силу Приказ № 411.
Минэкономразвития разработал 36 форм типовых уставов, которые отличаются друг от друга следующими положениями:
- возможностью выхода участника из организации;
- необходимостью получать согласие других учредителей на отчуждение доли в уставном капитале;
- порядком избрания директора общества: либо им выступает одно лицо, либо каждый участник является руководителем по умолчанию;
- возможностью преимущественного права на покупку доли;
- необходимостью нотариального удостоверения решения общего собрания и состава участников, присутствовавших при нем;
- допустимостью перехода доли наследникам и правопреемникам без согласия остальных учредителей.
Таким образом, каждое общество сможет выбрать наиболее подходящий ему вариант с учетом указанных выше особенностей. Если же учредители захотят включить в устав отдельные требования, им придется разрабатывать свой собственный вариант основного учредительного документа. Рассмотрим вкратце основные плюсы и минусы универсальных уставов.
К главным плюсам использования типовой формы устава можно отнести:
- Экономию времени и средств на разработку индивидуального учредительного документа.
- Отсутствие необходимости сдавать устав в налоговую при регистрации.
- Повышение уровня доверия у контрагентов.
- Отсутствие необходимости вносить изменения в ЕГРЮЛ при смене наименования, адреса и размера уставного капитала юрлица.
Единственным ощутимым минусом применения типового устава будет невозможность учесть все аспекты и нюансы деятельности организации.
Основными отличием типовой формы учредительного документа от обычной является отсутствие индивидуальных данных об ООО. Универсальный устав не будет содержать сведений, идентифицирующих конкретное юридическое лицо.
К ним, в частности, относится наименование, юрадрес, размер уставного капитала и т.д. Также в уставе нельзя будет прописать дополнительные права и обязанности участников и иные моменты, если они не предусмотрены типовой формой.
В остальном кардинальных отличий между двумя этими документами – нет.
Список документации, направляемой налоговым органам, установлен на государственном уровне. При ошибочном заполнении документ могут вернуть, тогда придется подготовить пакет заново (и снова уплатить положенную пошлину).Чтобы фирма прошла процедуру смены данных в уставе, ее представитель должен предъявить:
- утвержденное решение о процедуре внесения новой информации в устав;
- заявление в установленной форме (13001);
- текст обновления;
- документ, подтверждающий, что госпошлина уже была уплачена.
Не будет лишним при заполнении заявления иметь перед собой образец.
Изменения, вносимые в устав, рассматриваются государственной инстанцией только в том случае, когда заявление заполнено правильно. Актуальный образец можно найти в любом отделении налоговой службы или на ее сайте.
Перечень документов для регистрации ООО зависит от того, сколько учредителей в фирме (один или несколько). Кроме того, предусмотрены как обязательные, так и не обязательные документы.
Каждую бумагу требуется подготовить. Часть из них требует подписания, а часть — прошивки. Прошиваются документы с использованием ниток и иголки, а на задней стороне ставится заверительная надпись с подписью оформляющего бумаги лица. Прошивает, как правило, секретарь собрания, либо человек, за которого проали на нем, однако в некоторых случаях прошивка осуществляется нотариусом.
ФНС не вправе требовать документы, не указанные в ст. 12 ФЗ № 129.
Все требуемые для подачи документы перечислены в таблице.
Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!
| № п.п. | Необходимые документы |
| 1 | Заявление (форма Р11001) в одном экземпляре |
| 2 | Решение о создании фирмы в одном экземпляре |
| 3 | Устав в двух экземплярах |
| 4 | Квитанция, подтверждающая факт оплаты госпошлины в одном экземпляре |
| 5 | Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса в одном экземпляре, либо иной документ, подтверждающий право на юр. адрес (например, свидетельство о праве собственности, либо выписка из ЕГРН) |
| 6 | Доверенность, заверенная нотариусом, если документы подает представитель, в одном экземпляре |
| 7 | Заявление о переходе на УСН в одном экземпляре (если нет желания работать на ОСНО) |
Если учредителей несколько (как минимум 2), вместо решения о создании фирмы регистратору подается протокол общего собрания . Он подписывается секретарем, председателем, всеми учредителями и прошивается секретарем.
Договор между учредителями об учреждении организации не предоставляется на регистрацию.
Перед процедурой необходимо удалить металлические скрепки в месте предполагаемого крепежа. Все листы нужно сложить ровно в очередности в соответствии с ранее проделанной нумерацией. В зависимости от толщины документа, отверстия делаются острием шила или иглы. При выборе метода в три отверстия, необходимо их сделать в центральной части по левому полю, отступив 1,5 сантиметра от текста. Оптимальное расстояние между отверстиями – 3 сантиметра.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Машинка для сшивания документов — что это?
Как же быть, если вы не знаете, как правильно сшить документы нитками, или же не имеете времени на выполнение этой задачи? Чтобы облегчить работу по прошивке или брошюровке большого количества документов, было разработано особое устройство, представляющее собой гибрид сверлильной и швейной машинки. Речь идет не о производственном, а о компактном станке, способном прошить за 5 минут до 500 листов. Как правило, это электрические или полуавтоматические аппараты. На полотно укладываются документы, затем делается иглой или сверлом отверстие, через которое машинка продевает нить.
Не стоит путать такие машинки с биндерами. Биндер работает аналогичным образом, но делает отверстия сразу по всей длине листов и скрепляет их не нитью, а пружиной. Обычное устройство для сшивания документов нитью можно приобрести в среднем за 3500-5000 рублей в зависимости от модели.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Как прошить журналы для кадрового учета
Шаг 4. Пломбирование. Наиболее серьезные документы, такие, как, например, книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них, помимо всех вышеуказанных действий, еще опломбируются. Для этого используют обычно сургучную печать, но в 2021 году при необходимости опломбировать книгу регистрации лучше пользоваться голографической пломбой.
Рекомендуем прочесть: Кто входит в понятие льготные категории граждан рф и снг
Документ хранится в активном делопроизводстве в течение года после его завершения, затем сдается в архив предприятия. Срок хранения документации в организации зависит от ее типа, но рано или поздно она переезжает в госархив. К этой отправке ее нужно грамотно подготовить, в частности, подшить в архивные папки.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.
Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.
Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.