Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец протокола экспертной комиссии по архиву». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Требования к протоколу

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата составления;
• место составления;
• ФИО председателя и секретаря;
• повестка дня;
• постановка задач;
• вынесение решения;
• подписи ответственных лиц.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата составления;
• место составления;
• ФИО председателя и секретаря;
• повестка дня;
• постановка задач;
• вынесение решения;
• подписи ответственных лиц.

Как оформить приказ о создании экспертной комиссии — правила составления и образец

Например, бухгалтерские бумаги, как правило, хранятся в архиве пять лет, многие кадровые бланки — 75 лет.

Многие документы необходимы предприятию для правильного заполнения отчетности, могут быть запрошены контролирующими структурами, а потому необходимо знать, какую бумагу можно уничтожать, а какой нет. В связи с указанными особенностями процедуру уничтожения издается приказ о создании комиссии, среди членов которой должны присутствовать лица, знающие установленные законом сроки и понимающие особенности документооборота в компании. Как правило, это бухгалтерские сотрудники, работники отдела делопроизводства, секретари.

С целью уничтожения документов удобнее создавать группу, которая будет постоянно действовать для этого достаточно один раз утвердить приказ, в котором будут последовательно перечислены члены. Для оформления берется фирменный бланк с реквизитами компании, в верхней части

о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)

государственного учреждения образования «Куковская средняя школа» Ганцевичского района

1.Общее положение.

1.1.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на хранение или уничтожение создается постоянно действующая экспертная комиссия.

1.2.В своей работе ЭК руководствуется правилами и указаниями Главного архивного управления, Положением о государственном архивном фонде Республики Беларусь, приказами и инструкциями Совета Министров Республики Беларусь, типовыми перечнями, нормативно-методическими документами республиканских и местных архивных органов, положением об ЭК учреждения образования.

1.3.ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их директором школы, в необходимых случаях и зонального государственного архива в г.Барановичи.

1.4.ЭК назначается приказом руководителя учреждения образования в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников учреждения образования, работник, отвечающий за кадровое делопроизводство в учреждении. В состав комиссии включается ответственный за делопроизводство, с возложением на него обязанностей секретаря комиссии.

2.Функции экспертной комиссии.

ЭК осуществляет следующие функции:

2.1.Организует и проводит ежегодный отбор документов учреждения образования для дальнейшего хранения и уничтожения, основное внимание уделяет отбору дел постоянного хранения, подлежащим передаче на госхранение.

2.2.Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

номенклатуры дел учреждения образования;

описей дел постоянного и описей дел временного сроков хранения;

актов о выделении к уничтожению документов учреждения образования, сроки хранения которых истекли.

2.3.Принимает активное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения образования, инструкции по организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

2.4.Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями и выносит решения на утверждение архивных органов через Зональный государственный архив в г.Барановичи.

3.Права экспертной комиссии:

Эк отдела имеет право:

3.1.В соответствии с установленными требованиями давать указания по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы ценности и подготовки к передаче на госхранение работникам отдела, в процессе деятельности которых откладываются документы.

3.2.Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного хранения, в том числе документов по личному составу.

4.Организация работы ЭК.

4.1.Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с филиалом госархива в г.Барановичи и получает от него необходимые организационно-методические указания.

4.2.Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

4.3.Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются членами ЭК и утверждаются руководителем учреждения образования;

4.4.Подлежат обязательному утверждению архивными органами:

решения ЭК об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;

предложения об изменении и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел;

4.5.Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

Сроки хранения документов организации установлены приказом Минкультуры России от 25.08 2010 № 558. Финансовые и бухгалтерские документы максимально хранятся 5 лет. Для документов по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников) определен срок — не менее 75 лет. После этого срока их можно уничтожить.

Сроки хранения типовых документов министерств, ведомств, учреждений, организаций указаны в Перечне утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности. Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их. Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения.

Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.

Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации. Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны:

• заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;
• годы;
• количество дел или листов;
• сроки хранения;
• в каком виде передаются — папками, коробками, россыпью.

Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.

Затем комиссия выбирает способ уничтожения: сжигание, измельчение ручную или шредером, передачу специализированной компании по утилизации бумаг. Сжигание трудно безопасно организовать в офисных условиях. Рвать вручную большие объёмы бумаг займёт много времени. Шредер справляется с небольшими партиями бумаг, но его нужно отдельно покупать или арендовать. Сдать часть архива специализированной компании, которая уничтожит его — самый простой вариант (если в передаваемых бумагах нет секретных данных или подрядчик гарантирует конфиденциальность).

Далее пишут отдельный акт или делают отметку, что документы уничтожены в уже подготовленных актах на уничтожение.

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов

1. Номенклатура дел вашей организации.

2. Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

5. Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

6. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

7. ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования

8. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу»

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу? Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

После того, как эти документы «отработаны», они направляются в архив. Каждый документ имеет свой срок обязательного хранения.

Иногда формируются обстоятельства, при которых возникает необходимость очередной раз воспользоваться хранящейся документацией. Факт отбора необходимых документов должен быть зафиксирован на бумаге. Кроме того, те бумаги, которые направляются в архив, должны пройти экспертизу. Ее цель заключена в установлении правильности их оформления.

Оценка документации на правильность оформления Для того, чтобы выполнить данные действия, создается специальная экспертная комиссия. В нее должны входить сотрудники компании. Члены комиссии должны быть компетентны в оформлении тех документов, с которыми придется работать.

Организация в своей деятельности создает большой объем документации (распорядительная, бухгалтерская, кадровая и т.д.). Бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо соблюсти законодательные процедуры, а именно:

• проверить срок хранения бумаг;
• провести оценку ценности экспертной комиссией по уничтожению документации;
• создать протокол ее заседания;
• сформировать акт на уничтожение, утвержденный руководителем;
• уничтожить бумаги.

Экспертная комиссия: состав и функции ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив.

Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам.

Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы.

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Предлагаем ознакомиться Выдали трудовую книжку но не подписывают приказ об увольнении и не выплачивают расчет

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Приказ о создании комиссии по спецоценке условий труда

Здесь Вы можете отправить письмо для директора школы. Убедительная просьба — указывайте корректную тему сообщения и существующий адрес электронной почты!

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

В следующем пункте нужно проинструктировать членов комиссии, что они должны делать. Провести аттестацию сотрудников? Так и следует написать. Проанализировать условия труда? Отлично, только здесь же нужно конкретизировать, в чём результат анализа будет выражаться. Проверить соответствие рабочих мест сотрудников нормам законодателя? Возможно и такое.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2021 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Если это крупная компания, то проводится разработка приказа о постоянно действующей экспертной комиссии, затем директор его утверждает и заверяет подписью и печатью (п. 3 Положения, утв. Приказом № 43). Одновременно подготавливают положение об ЭК, в котором прописывают правила работы, права и функции органа, состав экспертов.

Форма распорядительного акта не утверждена на законодательном уровне. Составляют его по стандартным правилам делопроизводства. Используют бланк фирмы с реквизитами или обычный лист А4.

В него включают следующие пункты:

• наименование распорядительного акта;
• город, номер и дата;
• преамбула с указанием ссылок на нормативные акты, которые являются основанием для работы группы специалистов;
• в основной части — состав органа, дата заседания;
• поручения должностным лицам;
• перечисление ответственных за исполнение акта;
• подпись директора.

Требования к протоколу

Деятельность экспертной комиссии по уничтожению бумаг протоколируется, чтобы принять решение по утилизации документации, которая утратила свое значение. Существуют две формы протокола: краткая и полная. В полном — перечислены все выступления на заседании, в краткой форме — только фамилии выступавших и краткая запись о теме выступления.

Унифицированной формы протокола не существует, однако, составляя его, воспользуйтесь общими правилами для составления первичной учетной документации. Обязательные составляющие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата составления;
• место составления;
• ФИО председателя и секретаря;
• повестка дня;
• постановка задач;
• вынесение решения;
• подписи ответственных лиц.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Службе делопроизводства (Баранкина С.Е.) представить опись дел на рассмотрение ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Липецкой области. Срок – январь 2015 года. 4. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.
Подписывать данный документ должен председатель комиссии и секретарь. Можно обратиться к специалистам за помощью в создании документа.

Похожие записи:

• Стоимость услуг нотариуса при оформлении наследства
• Как таксопарку с «подключенцами» выбрать систему налогообложения
• Стоимость Регионального Социального Проездного Документа По Пермскому Краю