Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдают при увольнении? Ответ Роструда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расторжении трудового договора предприятие обязано выдать на руки увольняемому сотруднику официальную информацию о начисленном доходе и удержанном с него налоге. Данные предоставляются по форме 2-НДФЛ и охватывают текущий календарный год (бланк утвержден приказом ФНС России от 30 октября 2015).
Справки при увольнении по письменному запросу работника
В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.
К такому виду относятся:
- Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
- о страховых суммах в пенсионный фонд России;
- о стаже работы в компании.
Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.
При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:
- Сведения предоставляются только безвозмездно;
- декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
- не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.
Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.
Пример оформления 2-НДФЛ при увольнении
В верхней части бланка заполняется вводная титульная часть, в которой последовательно приводятся сведения:
- Год, за который подготавливается бумага – в рассматриваемом примере это год увольнения сотрудника;
- № справки и день оформления – данные реквизиты сохраняются на том экземпляре 2-НДФЛ, который будет передан в следующем году в налоговую;
- Признак – принимает одно значение: «1» — если заполнение производится в отношении физлица, получившего доход, с которого удержан НДФЛ; «2» — если с определенной части доходов сотрудника налог удержан не в полном размере;
- Номер корректировки – проставляется цифрой порядковый номер внесения исправлений в текущий бланк, если 2-НДФЛ формируется в первый раз, то в поле ставится «00»;
- Код налоговой, куда будет подана справка по окончании текущего года.
Если работнику в текущем году поступали доходы, с которых удержание налога не производилось, то заполняется 2-НДФЛ с признаком «2» в отношении таких выплат, а также 2-НДФЛ с признаком «1» по налогооблагаемым доходам. То есть на одного человека в такой ситуации будут оформлены 2 справки с разным значением в поле «признак».
За какой период выдаётся бланк
Важно знать не только, что содержится в документе о доходах, но и за какой период делается справка 2-НДФЛ. При увольнении работник может указать в письменной форме конкретный отрезок времени, за который ему понадобится этот бланк.
В общих случаях такой документ заполняется за текущий год. Но иногда бывают такие ситуации, когда его необходимо предоставить за более длительный или, наоборот, меньший промежуток времени.
Все зависит от цели, для которой он берётся в организации. Например, для получения детского пособия, справка о доходах должна быть выдана за три месяца.
Бывают и такие ситуации, когда нужно предоставить документацию за два, а иногда даже три года, то в этом случае работодатель может выдать несколько справок. И тогда каждый бланк будет соответствовать определённому году.
В любой организации налоговая документация хранится не больше четырёх лет, поэтому начальник может предоставить уволенному сотруднику справку о доходах только в этот период. Если же организация уклоняется от выдачи документа, то её могут привлечь к административной ответственности.
Периодичность выдачи 2-НДФЛ для новой работы
В законодательстве нет строгой нормы, которая указывает, сколько раз имеет право работник обратиться за данной справкой. Уволившийся сотрудник также может обратиться на прежнее место своей работы за подтверждением доходов.
В остальных случаях, а именно в целях информирования фискальной службы о доходах граждан законом установлено два периода, когда работодатель выполняет обязанности налогового агента:
- До 01 апреля того года, который наступил за отчетным годом. Сведения предоставляются о полученном доходе, удержанных и оплаченных налогах.
- До 01 марта – если сотрудник получил доход в прошедшем периоде, но по некоторым причинам (п. 5 ст. 226 НК), налог не удержан и не перечислен в бюджет.
Для получения справки по месту работы (новой или старой) работнику потребуется обратиться лично в бухгалтерию предприятия, или по телефону оставить заявку на формирование 2-НДФЛ. Бухгалтер в срок не дольше чем 3 рабочих дня обязан подготовить справку работнику. Для тех, кто увольняется, справка о доходах вручается одновременно с прочими трудовыми документами (трудовой книжкой, соглашением о расторжении договора), а также справок прочего назначения.
Действия, если при увольнении документ не выдан
Случается, что по тем или иным причинам (конфликты, нежелание расставаться с сотрудником, ошибки бухгалтерии, чрезмерная «занятость») документ не выдают. Лучшим способом подстраховаться является письменное заявление. Сам факт его составления уже выводит ситуацию из общего ряда, поскольку в большинстве случаев подобные просьбы носят устный характер.
Обращение пишется в произвольном формате, а главной задачей составителя выступает четкое изложение просьбы. Кроме этого важно зарегистрировать заявление о выдаче 2-й НДФЛ при увольнении. В бухгалтерии или отделе кадров могут отказать, тогда необходимо отправить обращение заказным письмом. В данном случае отказ будет означать прямое нарушение закона со всеми вытекающими, в виде жалобы в Роструд и (или) прокуратуру.
В данном случае предусмотрен штраф, достигающий для должностных лиц 1 – 5 тыс. рублей, а для компании суммы в 30-50 тыс. рублей. Санкции применяются в порядке ст. 5.27 КоАП.
Справки при увольнении
Также работник должен получить различные справки в бухгалтерии работодателя. Справка о заработке понадобится увольняющемуся работнику для того чтобы предъявить ее новому работодателю. На основании этих данных, новый наниматель будет рассчитывать различные пособия:
- по нетрудоспособности;
- по беременности и родам;
- по уходу за ребёнком.
В справке нужно указать:
- сведения о работодателе;
- сведения о работнике;
- выплаты работнику, на которые начисляли соц¬взносы за текущий и два предыдущих календарных года;
- количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребенком).
Ещё один документ – справка о среднем заработке за последние 3 месяца. Этот документ понадобится для постановки работника на учёт в центре занятости в качестве безработного.
Сведения персонифицированного учёта. Если работник настаивает, то работодатель должен дать ему 3 справки:
- по форме СЗВ — М;
- по форме СЗВ – СТАЖ;
- раздел 3 расчёта по страховым взносам.
Эти справки нужны для начисления пенсии работнику. Также работник имеет право запросить сведения для того, чтобы убедиться в правильности передачи данных в ПФР. Отчёты по форме СЗВ – М и СЗВ – СТАЖ формируются только по увольняющемуся сотруднику. Другие работники не упоминаются.
Важно! Работодатель должен получить от работника подтверждение того, что эти сведения персонифицированного учёта он получил.
Это можно сделать 2 способами:
- можно попросить его расписаться на экземплярах работодателя;
- можно завести отдельный журнал.
Справка по форме 2-НДЛФ о начисленных и уплаченных налогах. Работодатель обязан выдать такую справку работнику. В ней содержатся сведения не только о заработной плате, но и обо всех выплатах на которые начислялись страховые взносы, а также сведения о бывшем работодателе.
Эта справка применяется на новом месте работы, если работник имеет право на получение налогового вычета по основаниям ст. 218 — 220 НК РФ.
В поле «Признак» нужно указать:
- 1 – если НДФЛ был удержан со всех доходов увольняющегося работника;
- 2 – если у сотрудника был такой доход, с которого налог не был удержан.
Как получить ее и сколько готовится?
Для получения документа необходимо письменно обратиться в бухгалтерию организации с просьбой выдать выписку с лицевого счета сотрудника обо всех начислениях за определенный период.
Образец заявления для получения справки скачайте здесь.
Заявление составляется в свободной форме, обязательно в 2х экземплярах, один из которых остается у заявителя.
Справка 2- НДФЛ выдается независимо от того, состоит заявитель в трудовых отношениях с работодателем или уже уволился.
Если организация ликвидирована, следует обратиться в налоговую инспекцию.
Форма 2- НДФЛ должна быть выдана сотруднику в течение трех дней с момента получения заявления (ст. 62 ТК РФ).
Если в положенный срок документ не выдан, а объективные причины нарушения Законодательства отсутствуют, физическое лицо может обратиться в суд (ст. 237 ТК РФ).
Для чего выдается 2-НДФЛ при увольнении
Справка о доходах пригодится на новом месте работы для правильного исчисления НДФЛ и определения величины положенных стандартных вычетов.
«Детские» вычеты положены по доходам, находящимся в определенных границах, установленных законами РФ. В 2021 году вычет на ребенка учитывается только до достижения зарплаты трудящегося с начала года величины в 350 000 руб.
Как только суммарная заработная плата с января по текущий момент превысит граничную отметку, вычет на детей не предоставляется до конца года.
Для верного исчисления налога и учета вычетов на новом месте, нужно предоставить 2-НДФЛ за текущий год. Выплаты на предшествующем месте новый работодатель учтет в суммарном заработке с начала года.
Справка 2-НДФЛ может потребоваться и для других случаев. Работник вправе потребовать от работодателя данный документ в любой момент трудовой деятельности, написав соответствующее заявление.
При увольнении работодатели сами оформляют и выдают данную справку. Если же этого не произошло, право работника требовать от работодателя заполненного за текущий год 2-НДФЛ.
Если при увольнении работодатель справку не выдал, и после увольнения у работника возникла потребность в данной бумаге, он может в любой момент написать заявление о выдаче 2-НДФЛ и передать его бывшему работодателю. Обязанность последнего — в трехдневный срок подготовить справку и выдать ее заявителю (ст.62 ТК РФ).
Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику
Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.
При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.
Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.
На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.
После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.
Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.
Как получить у работодателя
Для получения выписки работнику необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением, составленным в произвольной форме. В нем указываются необходимые реквизиты сотрудника и налогового агента. Тем, кто интересуется, сколько готовится справка 2-НДФЛ, отвечаем: работодатель обязан выдать ее в течение трех дней. Если он нарушает эту норму, рекомендуется отправить заявление ценным письмом с описью содержимого и уведомлением о получении. Если в течение трех дней с момента получения письма работодатель так и не выдал документ, работник вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. Обратите внимание, что получают эту бумагу не только официально трудоустроенные граждане, но и те, кто уволился не более чем три года назад.
Ответственность работодателя за отказ и задержку
Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:
- 1 000 ₽ — 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
- 30 000 ₽ — 50 000 ₽ для компании;
- задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
- кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении — от одного до трёх лет.
Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.
Документы, связанные с работой, должны выдаваться в течение трех дней
ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ
Статья 62
Таким образом, работодателю на подготовку документов законодатель выделил три дня. Если по истечении трех рабочих дней со дня подачи заявления работодатель не выдаст необходимую справку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда или в суд.
В статье 234 ТК РФ сказано: «Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:
Те же требования содержатся и в п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».